مستخلصات المالك خطوة بخطوة: الحساب بالأرقام وتطبيقه على Odoo

المستخلص الجاري هو الطريقة التي يحصل بها المقاول على قيمة ما نفّذه من أعمال خلال فترة محددة، غالبًا شهر. ورغم أن الفكرة بسيطة، فإن أغلب الخلافات بين المقاول والمالك تبدأ من المستخلص: كميات غير متفق عليها، خصومات محسوبة بطريقة مختلفة، أو مستخلص سابق لم يُخصم بشكل صحيح. في هذا الدليل نشرح مكونات المستخلص، ونحسب مستخلصًا كاملًا بالأرقام، ثم نوضح كيف تتم الدورة نفسها داخل Odoo بدون جداول Excel متفرقة.

مكونات مستخلص المالك

أي مستخلص جاري، مهما اختلف شكله بين الشركات، يتكون من نفس العناصر الأساسية:

• بنود العقد (جدول الكميات BOQ): كل بند له وصف ووحدة وكمية تعاقدية وسعر وحدة.
• الكمية المنفذة حتى تاريخه: إجمالي ما تم تنفيذه من كل بند منذ بداية المشروع، وليس خلال الشهر فقط.
• الكمية السابقة: ما سبق صرفه في المستخلصات السابقة.
• الكمية الحالية: الفرق بين الكمية حتى تاريخه والكمية السابقة.
• الاستقطاعات: المحتجزات (ضمان الأعمال)، استرداد الدفعة المقدمة، وأي خصومات متفق عليها في العقد.
• الضرائب: حسب الدولة ونوع العقد، مثل ضريبة القيمة المضافة أو الخصم تحت حساب الضريبة.

مثال عملي: حساب المستخلص رقم 3

لنفترض عقدًا لمبنى إداري بقيمة 10,000,000 جنيه، بشروط تعاقدية شائعة:

• دفعة مقدمة 10% من قيمة العقد = 1,000,000 جنيه، تُسترد بنفس النسبة من كل مستخلص.
• محتجزات ضمان أعمال 5% من قيمة الأعمال الحالية في كل مستخلص، تُرد بعد الاستلام.

الخطوة 1: الأعمال المنفذة حتى تاريخه

الخطوة 2: طرح ما سبق صرفه

إجمالي المستخلصين 1 و2 كان 2,000,000 جنيه. إذن قيمة الأعمال الحالية في المستخلص 3 هي:

3,200,000 − 2,000,000 = 1,200,000 جنيه

الخطوة 3: الاستقطاعات

بعد ذلك تُضاف أو تُخصم الضرائب حسب ما ينطبق على العقد في بلدك. في مصر مثلًا يجب إصدار المستخلص كفاتورة إلكترونية على منظومة مصلحة الضرائب، وفي السعودية يجب أن تتوافق الفاتورة مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA). راجع المعالجة الضريبية لعقدك مع محاسبك، لأنها تختلف حسب نوع الأعمال والعقد.

الخطوة 4: التحقق من الأرصدة

مع كل مستخلص، تأكد من ثلاثة أرصدة:

1. رصيد الدفعة المقدمة المتبقي: 1,000,000 − (ما تم استرداده في المستخلصات 1 و2 و3). عند آخر مستخلص يجب أن يصبح صفرًا.
2. إجمالي المحتجزات: يتراكم حتى الاستلام الابتدائي أو النهائي، ثم يُصرف بمستخلص رد محتجزات.
3. نسبة الإنجاز: 3,200,000 ÷ 10,000,000 = 32%. قارنها بالجدول الزمني لتعرف هل المشروع متأخر.

أخطاء شائعة تؤخر صرف المستخلص

• كميات بدون محاضر قياس: المالك أو الاستشاري لن يعتمد كمية بدون محضر استلام أو قياس موقّع. اربط كل كمية بمستند.
• بنود غير موجودة في العقد: الأعمال الإضافية تحتاج أمر تغيير معتمد قبل إدراجها في المستخلص. لو أدرجتها بدون أمر تغيير سيُرد المستخلص كله.
• تجاوز الكمية التعاقدية: عندما تتخطى الكمية المنفذة كمية البند، يجب أن يكون لديك أمر تغيير أو موافقة مكتوبة.
• أخطاء في الاستقطاعات: نسبة استرداد مختلفة عن العقد، أو نسيان خصم في مستخلص سابق. الحساب التراكمي يكشف هذا فورًا.
• التأخر في التقديم: كثير من العقود تحدد موعدًا شهريًا ثابتًا. التأخير يؤخر التدفق النقدي للشركة كلها.

كيف تتم دورة المستخلص داخل Odoo

في موديول المقاولات على Odoo تتم الدورة كاملة في مكان واحد، مرتبطة بالحسابات والمشروع:

1. إنشاء العقد مع المالك وربطه بجدول الكميات BOQ وبحساب تحليلي للمشروع.
2. تسجيل نسب أو كميات التنفيذ لكل بند، مع إرفاق محاضر القياس وصور الموقع.
3. إنشاء المستخلص بضغطة زر: النظام يحسب الكمية حتى تاريخه والسابقة والحالية لكل بند، ويطبق نسب المحتجزات واسترداد الدفعة المقدمة من إعدادات العقد.
4. دورة اعتماد داخلية: مهندس الموقع ثم مدير المشروع ثم الإدارة المالية، مع سجل لكل تعديل.
5. ترحيل الفاتورة للعميل وإصدارها إلكترونيًا حسب متطلبات بلدك، مع قيود المحتجزات والدفعة المقدمة في حساباتها الصحيحة تلقائيًا.
6. متابعة التحصيل: أعمار الديون لكل مالك، وتنبيهات للمستخلصات المتأخرة.

نموذج جدول زمني شهري للمستخلص

أكثر ما يسرّع الصرف هو الانضباط في التوقيت. هذا نموذج عملي يمكن تطبيقه في أي مشروع:

ماذا تفعل مع البنود المختلف عليها؟

لا تؤخر المستخلص كله بسبب بند واحد. افصل البند المختلف عليه، وقدّم الباقي في موعده، ثم عالج البند في مستخلص لاحق بعد الاتفاق. تأخير مستخلص بمليون جنيه من أجل خلاف على 30 ألفًا قرار مكلف جدًا للتدفق النقدي.

المواد الموردة للموقع

بعض العقود تسمح بصرف نسبة من قيمة المواد الموردة للموقع قبل تركيبها، مثل الحديد أو الأجهزة الكهروميكانيكية. إذا كان عقدك يسمح بذلك، فهذه وسيلة مشروعة لتحسين التدفق النقدي، بشرط إثبات التوريد بفواتير ومحاضر استلام، وخصم هذه القيمة لاحقًا عند تركيب المواد وإدراجها كأعمال منفذة. النظام يجب أن يتابع هذا الرصيد حتى لا يُصرف مرتين.

أرشفة المستخلص

احتفظ لكل مستخلص بنسخة معتمدة كاملة: الجدول، والمحاضر، والصور، وخطاب التقديم، وإشعار الاعتماد. عند المستخلص الختامي أو أي نزاع، ستحتاج هذا الأرشيف كاملًا وبترتيب زمني واضح.

تقارير يجب أن تراجعها شهريًا

• ملخص المستخلصات لكل مشروع: قيمة العقد، المنفذ حتى تاريخه، المصروف، والمتبقي.
• رصيد المحتجزات لدى كل مالك: مبلغ قد يصل لملايين ويُنسى بعد الاستلام.
• رصيد الدفعات المقدمة غير المستردة.
• مقارنة المستخلص بتكلفة المشروع الفعلية: لتعرف ربحية المشروع قبل نهايته، وليس بعدها.

إذا كانت هذه الأرقام تأخذ منك وقتًا كبيرًا كل شهر، فهذا هو المكان الذي يوفر فيه النظام أكبر وقت. يمكنك حجز عرض حي لنطبق مستخلصًا حقيقيًا من شركتك على النظام، أو الاطلاع على باقات الأسعار.